一、学院设置专门的档案室用于保存毕业班学员档案。并配备专职人员负责管理。

二、学员档案要求做到齐全、规范。学员档案至少应包括学员基本情况登记表、学员考勤记录、学员成绩登记表等基本资料。学员基本情况登记表由学员在报到之时自行填写，由班主任集中入档；成绩登记表由教务部门于开始结束一个月内编册入档。

三、学员档案同时实行于纸质档案管理和计算机档案管理两种形式。

四、学员档案应至少包括学员基本登记表、学员培训考勤记录、学员培训成绩登记表等基本资料。

五、纸质学员档案保存时应严格遵守档案管理规定，实行单人单档，并严格做到分类分期分柜存放且贴明标签。档案管理人员应做好档案的造册登记工作。编写档案目录，以备检索。

六、档案室应配备存档管理专用计算机，用于保存学员档案。纸质学员档案存档后，管理人员应在一个月内将学员档案进行计算机存档，并进行必要的备份，档案室应准备磁盘专用架，备份磁盘应在盘面上标好标签，并按顺序存入磁盘专用架。管理人员应做好磁盘的编册登记工作。

七、管理人员应严格遵守为学员保密的规定，不得向无关人员透露，出借学员档案，有关人员需要查询，外借学员档案时，必须经过有关部门同意，并履行登记手续。

八、管理人员妥善保管学员档案，要注意防虫、防潮、防盗，如有遗失，要追究责任，严重的要给予行政处分。

九、学员档案按规定必须保存三年，期满后经领导批准方可销毁。

十、本制度自公布之日实行。